Прийом документів для проставлення апостилю здійснюється в понеділок, вівторок, середу та п’ятницю з 10 до 12 години за адресою: м. Київ, бульвар Тараса Шевченка, 27-А кабінет 104.

Для проставлення необхідно подати оригінали документів про освіту, на яких потрібно проставити апостиль.Для прискорення розгляду документів рекомендується подавати також ксерокопії цих документів без нотаріального засвідчення.

Подати документи може будь-яка особа. Від свого імені вона заповнює заяву, в якій зазначаються документи, що подаються на розгляд, та вказуються їх регістраційні номери.Заявник отримує відривний талон заяви, де зазначені реєстраційні номери документів, що подавалися, та номер телефону, за яким можна отримати довідку про готовність документів (довідки надаються кожен день, окрім суботи та неділі, з 15.00 до 16.00).

Видача документів здійснюється в понеділок, вівторок та середу з 17 до 18 години за адресою:
м. Київ, проспект Перемоги, 10, каб. 121, тел. 486 71 92, 486-24-38.

Четвер-технічна обробка документів (видача та прийом документів не здійснюється).

Оплата здійснюється після проставлення апостиля за адресою пр-т Перемоги,12 (Шевченківське відділення ощадбанку 5441/0137), де вказані необхідні реквізити. Вартість проставлення одного штампу “Apostille” 51 гривня.

Враховуючи чисельні звернення громадян щодо надання роз’яснень про порядок проставлення апостиля на документах про освіту МОН України роз’яснює наступне:
Апостиль проставляється на оригіналах документів про освіту та вчені звання, призначених для використання на території іноземних держав-учасниць Гаазької конвенції.

Документами про освіту та вчені звання (далі документи) вважаються документи державного зразка, перелік яких визначений Постановою Кабінету Міністрів України N 1260 від 12 листопада 1997 року "Про документи про освіту та вчені звання".

Правилами визначений термін розгляду документів - 5 робочих днів.
У разі відсутності зразка підпису, відбитка печатки та/або штампа, додаткової інформації або роз’яснень - термін розгляду документів на проставлення апостиля може бути продовжено до 20 робочих днів.

У проставленні апостиля на документі відмовляється, якщо:
• документ призначається для використання в країні, яка не приєдналася до Конвенції або є учасницею Конвенції, але висловила заперечення проти приєднання України відповідно до статті 12 Конвенції;
• текст документа неможливо прочитати внаслідок пошкодження;
• документ написаний чи підписаний олівцем або отриманий через факсимільного зв’язку;
• у документі є незастережені виправлення або дописки;
• до повноважень компетентного органу не входить проставлення апостиля на цьому документі;
• компетентному органу не вдалося отримати зразки підписів, відбитків печаток або штампів.

У ході розгляду документів МОН України зустрілось з певними труднощами, що провокують затримку термінів розгляду документів. Це обумовлено тим, що в МОН України відсутні зразки підписів посадових осіб та штампів, що проставлялись на документах з терміну прийняття Гаагзької конвенції (1961 р.) і до введення Україною пластикових документів(2000р.)

З метою прискорення розгляду таких заяв про проставлення апостилю на документах про освіту старого зразка Міністром освіти і науки України 18 лютого 2005 року направлено інструктивний лист за N 1/9-69 Міністерству освіти і науки Автономної Республіки Крим, Управлінням освіти і науки обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністраціїї, Головам рад ректорів (директорів) ВНЗ України, Голові Асоціації недержавних ВНЗ, Голові конфедерації недержавних ВНЗ України, органам центральної виконавчої влади, що мають у своєму підпорядкуванні вищі навчальні заклади. Лист також надрукований в газеті "Освіта України" N 15 від 22 лютого 2005 року.